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/ Almathera Ten Pack 3: CDPD 3 / Almathera Ten on Ten - Disc 3: CDPD3.iso / scope / 026-050 / scopedisk33 / ledger / ledger.doc < prev    next >
Text File  |  1995-03-18  |  7KB  |  117 lines
  1. ------------------------------------
  2. 3]LEDGER INSTRUCTIONS
  3. 3]By HAL CARTER, Pensacola, FL 32506
  4. ------------------------------------
  5.  
  6. 3]WARNING
  7.      There is insufficient disk space on this issue of JUMPDISK for the
  8. Ledger program to open data bases. The solution is to click and drag the
  9. entire Ledger drawer from the main window of JUMPDISK onto your own
  10. formatted disk and run Ledger from it.
  11.      For this article to remain readable by clicking its icon, you should
  12. also copy the program READ from JUMPDISK onto the new home disk of Ledger.
  13. To do so, from the CLI, type
  14. copy j:read to mydisk:read      <press Return>
  15. where "mydisk" refers to the name you have given the new disk.
  16.  
  17. 3]GENERAL
  18.      The Ledger provides a simplified approach for your financial record
  19. keeping requirements. You can use the system for a variety of purposes, such
  20. as keeping track of bank accounts, credit cards, accounts recievable,
  21. accounts payable, and income and expenses for your club. You may establish
  22. any number of accounts (limited only by disk space) and enter debit or
  23. credit transactions as they occur. As transactions are entered, a running
  24. balance is provided at the bottom of the screen. An option is provided that
  25. will allow you to print a statement for any given account.
  26.      The system is composed of two separate programs which may be executed
  27. from the Workbench or CLI. The programs are:
  28.      -- Ledger - Used to enter your transactions.
  29.      -- Readme - Displays or prints these instructions.
  30.  
  31. 3]USING LEDGER
  32.      Upon entry into the Ledger program you will see an area in the middle
  33. of the screen that is used for entering and viewing the transactions. Along
  34. the right side of the screen you will notice several orange gadgets that are
  35. used to perform various data entry and editing function. If you position the
  36. pointer over the title bar and depress the right mouse button, you will see
  37. a menu which will allow you to open, close, print and delete files. The HELP
  38. key may be depressed at any time to determine your options.
  39.      These are the menu functions:
  40.       -- Open Account - Before you enter transactions you must open an
  41. account. After selecting this option, you will be presented with a file
  42. requester that will allow you to specify the name of the account. If a
  43. database for the specified name already exists, the data will be read into
  44. memory. If a database for the specified name does not exist, one will be
  45. established.
  46.      -- Delete Account - After selecting this option, you will be presented
  47. with a file requester that will allow you to specify the name of the account
  48. to be deleted. Exercise care here because the action you take is final.
  49.      -- Print Statement - This option causes a statement to printed for the
  50. account that is currently open.
  51.      -- Quit - Select this option to terminate the program.
  52.      -- Close No Save - If you select this option, the changes you have made
  53. to the account that is currently open will not be saved.
  54.      To use the gadgets, position the pointer over the appropriate one and
  55. then depress the left mouse button. The functions that may be performed
  56. follow:
  57.      -- Top - Selecting this gadget will cause the top 19 lines of the
  58. transaction database to be displayed.
  59.      -- Insert - Selecting this gadget will allow you to insert additional
  60. transactions. The new entry will be made immediately above the location of
  61. the cursor. The cursor may be positioned to any item simply by using the
  62. mouse to position the pointer and then depressing the left mouse button, or
  63. by using the Up and Down arrows on the keyboard.
  64.      Information that may be entered includes:
  65.      -- Date - Enter the date of the transaction (MM/DD/YY).
  66.      -- Description - Describe the transaction.
  67.      -- Reference - Enter any desired information in this field. Can be used
  68. for check or invoice number.
  69.      -- Debit - Enter amounts that increase your total cash.
  70.      -- Credit - Enter amounts that decrease your total cash.
  71. 3]     NOTE: Once you have entered Insert mode, you will remain in this mode
  72. 3]until the ESC key is depressed.
  73.      -- Change - Selecting this gadget will allow you to change a
  74. transaction. First position the pointer at the transaction to be changed
  75. then select the Change Gadget. After selecting the Change gadget, use the
  76. Right Arrow or TAB to move to the the field to be changed. To change numeric
  77. items, i.e., debit or credit, you must first use the Del key to remove the
  78. previously entered data, then enter the correct amount.
  79.     -- Delete - Selecting this gadget will cause the transaction at the
  80. location of the cursor to be deleted. Exercise caution when using this
  81. option. This function cannot be used while in the input mode. If you want to
  82. delete the transaction currently being entered, depress the ESC key.
  83.      -- Find - Selecting this gadget will allow you to search the database
  84. for the occurrence of any specified argument. You will be ask to enter the
  85. search criteria upon selecting the option. If a transaction is located that
  86. meets the search criteria, that entry will be displayed on the screen at the
  87. location of the cursor.
  88.      -- Find Next - Selecting this gadget will allow you to search the
  89. database for the NEXT occurrence of the specified argument.
  90.      -- Remove - Selecting this gadget will cause the transaction at the
  91. location of the cursor to be temporarily removed from the database.
  92.      -- Reinsert - Selecting this gadget will cause a removed transaction to
  93. be reinserted immediately above the current location of the cursor. The
  94. Remove/Reinsert options are used to move a transaction from one location to
  95. another within the database.
  96.      -- Bottom - Selecting this gadget will cause the last 19 transactions
  97. in the database to be displayed.
  98.      The proportional gadget at the extreme right of the screen may be used
  99. to scroll forward and backward a full screen at a time. Position the pointer
  100. at the appropriate end of the gadget and depress the left mouse button. The
  101. Up and Down Arrows may also be used to scroll forward and backward through
  102. the database.
  103.  
  104. 3]OTHER INFORMATION
  105.      Any given account will hold 1,000 transactions. If this is not enough,
  106. continue with another account, e.g., "visa-1" as a continuation of "visa."
  107. 3]     Be sure to back up your databases often!
  108.  
  109. 3]DISCLAIMER
  110.      The author makes no warranty of any kind with respect to this
  111. documentation or the software described therein, its quality, performance,
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  115.  
  116. 4]END OF TEXT
  117.